Kontrola AML z GIIF – jakie są pierwsze pytania?

Kontrola procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy w Polsce stanowi żądanie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Organ może przekazywać jednak swoje uprawnienia m.in. Urzędom Celno-Skarbowym (UCS). Kontrole AML stanowią część systemu mającego na celu zapobieganie praniu środków pochodzących z czynów zabronionych oraz finansowaniu terroryzmu. GIIF pełni kluczową rolę w monitorowaniu i analizowaniu działań podejrzanych pod kątem prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Na ten moment przeszliśmy ponad 30 kontroli UCS i GIIF. Generalny Inspektor Informacji Finansowej przeprowadza ich znacznie mniej, ale warto omówić czynności podejmowane przez organ. W tym materiale poznasz kilka pierwszych pytań, które GIIF może Ci zadać w trakcie kontroli. Znajdują się one w dalszej części wpisu. Więcej na ten temat dowiesz się właśnie w tym artykule.

Na czym polegają kontrole AML ze strony GIIF?

Kontrole z GIIF-u są zwykle przeprowadzane w sposób stacjonarny. Natomiast kontrole z Urzędów Celno-Skarbowych są przeprowadzane w sposób zdalny. W przypadku kontroli z Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, trzeba zawsze nieco lepiej się przygotować. Często podmioty w trakcie czynności otrzymują każdego dnia zadania do wykonania. Poszczególne kontrole różnią się jednak między sobą. Zawsze trzeba mieć m.in. przygotowaną od razu swoją procedurę, w tym również procedurę dotyczącą anonimowych zgłoszeń. Dokumenty dotyczące art. 6, art. 7 i art. 8, czyli wyznaczenia odpowiedniej kadry i oficera AML-owskiego. Konieczne jest też uwzględnienie, w jaki sposób przeprowadzasz oceny swojego poziomu ryzyka, jak i ryzyka swoich klientów.

Jak wygląda kontrola AML przeprowadzona przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej?

Cała kontrola sprowadza się do tego, że w pewnym stopniu następuje paraliż instytucji obowiązanej. W szczególności te większe firmy odczuwają spowolnienie w kwestii prowadzenia działalności. Pracownicy oraz zarząd najczęściej zmuszeni są czasowo ograniczyć zasoby przeznaczone na działalność operacyjną i skupić się na tych zadaniach, które zleca GIIF. Termin wykonania z reguły jest wyznaczany na dzień następny do godziny 10:00. Brak realizacji skutkuje telefonem ze strony pracownika organu bądź mailem z pytaniem, dlaczego nie doszło do wykonania określonego zadania. Bezsprzecznie trzeba więc skupić się, aby jak najlepiej wykonywać te zadania i być przygotowanym do efektywnego realizowania zleconych czynności.

Zastanawiasz się jak przygotować się do kontroli AML przez GIIF?

Proponuję w takim wypadku, abyś skontaktował się ze mną mailowo. Jako kancelaria świadczymy również obsługę tego typu kontroli oraz wykonujemy prewencyjnie audyty AML-owskie. Bazując na wszystkich pytaniach, które udało nam się przepracować w praktyce, mamy doświadczenie pozwalające dostosować Twoją działalność do tego, czego wymaga GIIF. Opracowaliśmy wiele pytań i uczestniczyliśmy w kontrolach naszych klientów. Jeśli jesteś zainteresowany, możemy przeprowadzić tego typu audyt w Twojej firmie. Dostaniesz od nas te same pytania, które zadaje GIIF. W razie natomiast faktycznej kontroli będziemy w niej uczestniczyć i doradzimy Ci na bieżąco. Poniżej znajdziesz zestawienie pierwszych zadań, które możesz otrzymać w trakcie czynności podejmowanych przez organ:

Przekazanie potwierdzonych za zgodność z oryginałem kserokopii wewnętrznej procedury dotyczącej przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, o której mowa w art. 50 ustawy wraz z dokumentami potwierdzającymi jej akceptację przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla – obowiązujących w okresie objętym kontrolą;
Przekazanie dokumentu potwierdzającego realizację obowiązku określonego w art. 53 ustawy w okresie objętym kontrolą;
Przekazanie potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentu stanowiącego ocenę ryzyka, o której mowa w art. 27 ustawy – obowiązujących w okresie objętym kontrolą;
Przekazanie potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających realizację obowiązków, o których mowa w art. 6,7,8 ustawy – w okresie objętym kontrolą;
Przekazanie listy osób wykonujących, w okresie objętym kontrolą, obowiązki z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wraz z informacją o zajmowanych stanowiskach, dacie zatrudnienia;
Dokładne opisanie z zakresu świadczonych usług. Proszę o przekazanie odpowiednich regulaminów, w tym regulaminów usług świadczonych online oraz usług świadczonych stacjonarnie – obowiązujących w okresie objętym kontrolą;
Wskazanie liczby klientów przypisanych do poszczególnych grup ryzyka wymienionych w § 2 pkt 4 Procedury AML obowiązującej. Powyższe informacje proszę przekazać zarówno w odniesieniu do klientów, z którymi nawiązano stosunki gospodarcze jak i w odniesieniu do przeprowadzonych transakcji okazjonalnych o równowartości 1000 euro lub wyższej (w okresie od 31 października 2021 r. do 31 maja 2022 r.) oraz równowartości 15 000 euro lub większej (w okresie od 1 grudnia 2020 r. do 30 października 2021 r.);
Wskazanie procesu dokonywania oceny ryzyka, o której mowa w art. 33 ust. 2 ustawy. Proszę o wskazanie jakie czynniki/kryteria są brane pod uwagę przy dokonywaniu tej oceny i jak wpływają one na jej końcowy wynik.