Przepisy związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy (AML) wymagają od przedsiębiorców stosowania ściśle określonych procedur i prowadzenia dokumentacji. Dotyczy to wszystkich firm objętych AML czyli tzw. instytucji obowiązanych, które działają szczególnie w branży finansowej bądź np. w krypto. W ostatnim czasie zauważyliśmy potrzebę naszych klientów w pomocy z kontrolami prowadzonymi przez GIIF, KNF czy organy oddelegowane do weryfikacji poprawności dokumentacji oraz procedur. Możemy przeprowadzić dla Ciebie audyt, który sprawdzi jak wypadnie taka kontrola oraz na jego bazie doradzić zmiany. Więcej na ten temat dowiesz się w tym artykule.
Przedsiębiorcy są zobowiązani do powołania osób odpowiedzialnych za przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Kluczowe jest tu stworzenie dokumentu formalnie wyznaczającego te osoby, z jasno określoną datą, np. uchwały. Ustne wskazanie odpowiedzialnych osób podczas kontroli nie będzie wystarczające.
Funkcje określone w art. 6, 7 i 8 ustawy AML powinny być przydzielone różnym osobom, zgodnie z wytycznymi Europejskiego Urzędu Nadzoru Bankowego (EBA). Nawet w przypadku małych struktur, gdzie wyznaczenie jednej osoby jest możliwe, konieczne jest uzasadnienie tego wyboru – np. w kontekście skali działalności lub liczby klientów.
Każdy dokument dotyczący procedur AML powinien być przechowywany w oryginale. Jeśli dokument został podpisany na papierze, jego oryginał musi być dostępny, natomiast w przypadku podpisów kwalifikowanych wystarczy wersja elektroniczna.
Lista pracowników zajmujących się AML powinna być regularnie aktualizowana i obejmować informacje o stanowiskach oraz datach rozpoczęcia wykonywania obowiązków. Przedsiębiorcy muszą również organizować coroczne szkolenia dla pracowników, dokumentując obecność uczestników. Co istotne, szkolenia te mogą być przeprowadzane zarówno wewnętrznie, jak i przez firmę zewnętrzną.
Przedsiębiorca powinien przeprowadzać regularną ocenę ryzyka działalności, uwzględniając specyfikę swojej firmy oraz kanały dystrybucji, takie jak współpraca w ramach sieci kantorowej. Kontrolerzy często wymagają okazania dokumentacji potwierdzającej przeprowadzoną ocenę ryzyka, dlatego warto upewnić się, że dokumentacja jest kompletna i aktualna.
Przedsiębiorcy muszą prowadzić dokumentację transakcji (np. w arkuszu kalkulacyjnym) i przechowywać dokumenty związane z identyfikacją klienta oraz weryfikacją jego tożsamości. GIIF (Generalny Inspektor Informacji Finansowej) zwraca uwagę na sytuacje, w których wolumen transakcji lub inne cechy transakcji (np. młody wiek klienta lub nietypowa narodowość) mogą wymagać wzmożonej analizy ryzyka.
Przy ocenie ryzyka klienckiego należy wziąć pod uwagę wytyczne GIIF, które sugerują, że wysokie kwoty (np. transakcje w dziesiątkach tysięcy złotych), wysoki wiek klienta (powyżej 55 lat), a także częste transakcje mogą wskazywać na podwyższone ryzyko i wymagają zastosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa, jak np. dodatkowa weryfikacja źródła pochodzenia środków, analiza mediów oraz wideoweryfikacja w przypadku transakcji online.
Według GIIF stosunek gospodarczy z klientem może wystąpić, gdy klient dokonuje co najmniej trzeciej transakcji w ciągu 12 miesięcy. Warto jednak już przy drugiej transakcji udokumentować, czy można uznać relację za trwałą, co pozwala na uniknięcie potencjalnych naruszeń w przyszłości. Istotne jest, by zbierać dane o tym, jak firma definiuje „stosunek gospodarczy” i jakie konkretne okoliczności uzasadniają taką kwalifikację.
GIIF wskazuje na sytuacje, które mimo standardowej oceny ryzyka wymagają dodatkowych środków bezpieczeństwa. Do takich przypadków zaliczają się transakcje, gdzie klient np. kupuje i sprzedaje walutę w krótkim czasie z poniesieniem strat, posiada gotówkę z podejrzanymi śladami (np. krwi), lub pyta o limity transakcji, które nie wymagają zgłoszenia. Ważne jest dokumentowanie spostrzeżeń oraz regularne wewnętrzne spotkania, gdzie pracownicy wymieniają się informacjami na temat nietypowych sytuacji.
Przy identyfikacji klientów o statusie PEP (osób eksponowanych politycznie) firmy mogą korzystać z baz komercyjnych, gdyż samo ustne potwierdzenie nie ma wartości dowodowej. W przypadku naruszeń istotna jest pełna współpraca z GIIF, zwłaszcza terminowe przekazywanie dokumentów i zachowanie należytej staranności, co może wpływać na postrzeganie przedsiębiorcy przez organ kontrolny.
W takim wypadku napisz do mnie. Postaram się doradzić i umówimy się na konkretny termin pod weryfikację Twojej działalności. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy to proces wymagający pełnej dokumentacji i zgodności z przepisami, a formalności z tym związanych jest coraz więcej z każdym kolejnym rokiem. Przedsiębiorcy powinni zadbać o odpowiednie powołanie osób odpowiedzialnych za AML, przygotowanie procedur oceny ryzyka oraz wzmożone środki bezpieczeństwa w nietypowych sytuacjach. Regularne szkolenia, staranna dokumentacja oraz współpraca z GIIF są kluczowe dla zachowania zgodności z prawem i uniknięcia sankcji.